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Digitalisierung, Fusion IOT

Fahrtenbuch-App: Elektronisches Fahrtenbuch für das Finanzamt

Autor: Ulric Rechtsteiner
Veröffentlicht: 01.08.2022

Kleinunternehmer, Selbstständige, Geschäftsführer und Angestellte, die ihren Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen, müssen die Privatfahrten versteuern, da sie einen geldwerten Vorteil darstellen. Um die privaten und geschäftlichen Fahrten ordnungsgemäß zu dokumentieren, bietet sich das Führen eines Fahrtenbuchs an.

So sieht das Finanzamt auf einen Blick, wie die Fahrten steuerlich zu berücksichtigen sind. Aber auch beispielsweise jede Fahrt mit einem LKW zur Güterbeförderung, dessen zulässiges Gesamtgewicht zwischen 2,8 und 3,5 Tonnen liegt, muss über das Führen eines Fahrtenbuches dokumentiert werden. Allerdings hat das klassische Fahrtenbuch einen großen Nachteil: Fahrten müssen per Hand eingetragen werden, dadurch erhöht sich das Fehlerrisiko oder Eintragungen werden schlichtweg vergessen. Damit die mühselige Kleinstarbeit zur entspannten Nebensache wird, gibt es eine Reihe digitaler Fahrtenbücher in App-Form, die das elektronische Fahrtenbuch mehr oder weniger automatisch erstellen. Vor allem im Fuhrpark- und Flottenmanagement lohnt sich der Umstieg auf ein elektronisches Fahrtenbuch. Fahrtenbuch-Apps, die den Normen und Vorgaben des Finanzamts entsprechen, sparen Zeit und schonen die Nerven. Denn durch eine konsequente Nutzung der App müssen sich Anwender keine Sorgen mehr machen, dass sich eventuell Fehler bei den Eintragungen einschleichen und die Aufzeichnungen daher vom Finanzamt nicht anerkannt werden.

Funktionsweise elektronischer Fahrtenbücher

In der Regel funktionieren alle Fahrtenbuch-Aufzeichnungen ähnlich: Sie tracken die Fahrt inklusive Zeit, Geschwindigkeit, Dauer und Kilometerstand. Diese Angaben können einem Fahrtanlass zugeordnet werden. Produkte mit OBD-Stecker können zudem beispielsweise auch Statusinformationen des Fahrzeuges auslesen, wie etwa die Fahrweise oder den Kraftstoffverbrauch.

Die Aufzeichnung der Fahrten erfolgt je nach genutztem System auf drei verschiedene Arten:

  1. Fest verbaute Erfassungsgeräte, die die Daten des Fahrzeugs und GPS-Ortung aufzeichnen.
  2. Ein- und aussteckbare OBD-Stecker (On-Board-Diagnose) für Telemetriedaten und GPS-Ortung.
  3. Erfassung der Daten über mobiles GPS per Smartphone

Elektronisches Fahrtenbuch: Anerkennung durch das Finanzamt

Die wichtigste Eigenschaft, damit ein elektronisches Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, ist die GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Diese setzt folgende Sachverhalte voraus:

  • Die Daten werden direkt aus dem Fahrzeug gewonnen.
  • Die Dokumentation ist manipulationssicher.
  • Die Erfassung und Auswertung ist rechtssicher.
  • Die Aufzeichnung ist lückenlos erfolgt.

Ob das Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch akzeptiert, hängt also von der richtigen Nutzung des Anwenders ab. Nachträgliche Modifikationen steuerrelevanter Daten müssen ausgeschlossen oder zumindest für das Finanzamt lückenlos nachvollziehbar sein.

Finanzamt-konform: Elektronisches Fahrtenbuch von Arealcontrol mit App

Das elektronische Fahrtenbuch mit App von Arealcontrol ist seit 2008 bei mehreren hundert Firmen und tausenden Fahrzeugen im Einsatz und wird beim Finanzamt regelmäßig anerkannt. Die Fahrtenbücher in großen Flotten und Fuhrparks können übersichtlich erstellt, ergänzt und als PDF-Download gespeichert werden. Die Aufzeichnung aller Fahrten kann bequem im Online-Portal verwaltet werden. Die gesparte Steuer, die aus der Versteuerung des geldwerten Vorteils nach der Pauschalsteuer mit 1 % resultiert, liegt je nach persönlichem Einkommen und Steuersatz sowie Listenpreis des Firmenwagens zwischen 1.800 Euro und 5.000 Euro. Das elektronische Fahrtenbuch von Arealcontrol erfüllt die Anforderungen in Deutschland, Österreich, Schweiz, Belgien, Niederlande, Portugal und in vielen weiteren europäischen Ländern.
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Autor

Ulric Rechtsteiner

AREALCONTROL GmbH

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