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Digitalisierung

Zeiterfassung für Dienstleistungsunternehmen ein Muss

Autor: Ulric Rechtsteiner
Veröffentlicht: 15.08.2022

Die Zeiterfassung ist für jedes Dienstleistungsunternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie dient als Basis für die Verfolgung der gearbeiteten Zeit, für die Urlaubs- und Abwesenheitskontrolle sowie für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit.

Aber gerade auch als Leistungsnachweis gegenüber Kunden und somit zur Rechnungsstellung ist eine exakte Zeiterfassung essenziell für Dienstleister. Ebenso können organisatorische Gründe für ein modernes Arbeitszeiterfassungssystem sprechen: Geschäftsprozesse können optimiert, Kommunikations- und Kollaborationslösungen stehen zur Verfügung und das Wesentliche lässt sich einfach und schnell im Blick behalten. Somit ist die Zeiterfassung das Herzstück eines jeden Dienstleistungsunternehmens.

Zeiterfassung per Stundenzettel, Excel-Vorlage oder doch lieber digital

Die einfachste Form ist die manuelle Erfassung der Arbeitszeit auf Stundenzetteln oder durch Eingabe in eine Excel-Tabelle. Doch diese Art der Zeiterfassung birgt ein hohes Fehlerpotenzial und ist zeitaufwendig. Die Daten müssen mühsam manuell in andere Systeme wie beispielsweise in die Entgeltabrechnung oder Rechnungstellung übertragen werden. Zudem lassen sich die erfassten Daten nachträglich verändern oder können von Unbefugten leicht eingesehen werden.

Daher sind Dienstleistungsunternehmen gut beraten, ihren Mitarbeitern eine digitale Lösung zur Zeiterfassung an die Hand zu geben, mit der sie ihre Arbeitszeiten selbständig über das Smartphone, Tablet oder den PC erfassen können. So ist gewährleistet, dass Zeiten vollständig dokumentiert und leserlich sind. Außerdem können sie gezielt Kunden und Projekten zugeordnet werden, was die spätere Auswertung wesentlich vereinfacht. Zeiterfassungssoftware oder -Apps synchronisieren die Arbeitszeiten automatisch im System und erinnern auch die Mitarbeiter daran, ihre Zeiten einzutragen. Allein dadurch, dass nichts mehr händisch ins System eingetragen werden muss, werden einige Arbeitsschritte gespart. Die Daten laufen in der Regel an einem zentralen Ort zusammen und können von der Administration sofort ausgewertet und weiterverarbeitet werden. Zeiterfassungen liegen tagesgenau vor, zeitaufwändige und nervenraubende Monatsendaktivitäten gehören der Vergangenheit an.

Zeiterfassungssoftware nach Bedarf

Es gibt viele Anbieter auf dem Markt der mobilen Zeiterfassung. Daher lohnt es sich für Dienstleistungsunternehmen im Vorfeld zu überlegen, welche Funktionen sie benötigen und kombinieren möchten. Dies ist wiederum von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der Branche abhängig bzw. von möglicherweise bereits bestehenden Systemen. In der Gastronomie reicht in der Regel ein System zur reinen Arbeitszeiterfassung aus, wohingegen im Handwerk oder Baugewerbe oftmals auch Tätigkeitserfassungen, Fahrten zum Kunden oder zur Baustelle sowie Notfall-Dispositionen notwendig sind. Hierfür bieten sich dann umfassendere Softwarelösungen an, die die relevanten Daten speichern.

Mobile Zeiterfassung mit Arealcontrol: einfach, präzise, flexibel

Mit der mobilen Zeiterfassung von Arealcontrol werden Arbeitszeiten und Tätigkeiten dort erfasst, wo sie anfallen. Durch verschiedene Anpassungsmöglichkeiten wird das elektronische Zeiterfassungssystem den Anforderungen verschiedenster Dienstleistungsunternehmen gerecht – vom Handwerk über das Gebäudemanagement und die Immobilienwirtschaft bis hin zum Kurierdienst. Die Frage „Wer hat wo welche Tätigkeit wie lange ausgeübt" beantwortet die Software mit einem Klick. Die mobile Zeiterfassungssoftware von Arealcontrol erleichtert Dienstleistern damit nicht nur den Arbeitsalltag, sondern versetzt sie in die Lage, schon jetzt den Vorgaben für eine Arbeitszeiterfassung nach dem EuGH-Urteil von 2019 vorausschauend zu entsprechen.

Autor

Ulric Rechtsteiner

AREALCONTROL GmbH

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